چگونه منشی خوبی باشیم ؟ اگر از هر مدیر ارشدی سوال بپرسید، به شما خواهد گفت که نمی توانند کارهای دفتر را بدون منشی خود انجام دهند. یک منشی خوب می تواند دفتر را به خوبی اداره کرده و برای همه چیز برنامه ریزی کند. اما با وجود آنکه یک منشی مسئولیت های مختلفی بر عهده دارد، آیا می دانید که چطور می توانید منشی خوبی شوید؟ این مطلب را دنبال کنید تا با یکدیگر به بررسی ویژگی های منشی موفق بپردازیم. همچنین لینک دانلود رایگان کتاب منشی گری را برای شما قرار داده ایم.
چگونه منشی خوبی باشیم
چگونه منشی خوبی باشیم ؟ هر کسی که در این موقعیت شغلی فعالیت می کند، دوست دارد که کار خود را به بهترین شکل ممکن بازی کند. به همین دلیل است که پاسخ به این پرسش که چگونه منشی خوبی باشیم برای او اهمیت ویژه ای میابد. یک منشی خوب نقش بسیار مهمی را در برقراری نظم در دفتر بازی می کند و می تواند با پیشرفت در کار خود، عنوان رئیس دفتر را از آن خود کند. در ادامه با ویژگی های منشی خوب آشنا خواهید شد.
ویژگی های منشی موفق
منشی بودن کار آسانی نیست و هر کسی نمی تواند از عهده آن برآید. درواقع منشی قلب تپنده یک دفتر اداری است و می تواند به عملکرد روان و منظم یک سازمان کمک شایانی کند و اصولا برای راه اندازی کسب و کار و نظم دادن به امور اداری حضور او بسیار مهم است. ممکن است هر فردی به اشتباه خود را در این شغل موفق تصور کند، اما برای آنکه بتوانید در نهایت از این شغل به رئیس دفتر و مدیر اجرایی ارتقا یابید، باید ویژگی هایی داشته باشید.
یک منشی خوب، مهارت های ارتباطی عالی دارد
توانایی برقراری ارتباط موثر با رئیس و ارباب رجوع، یکی از مهم ترین ویژگی های منشی موفق است. یک منشی خوب و حرفه ای اولین نقطه تماس با مشتریان، سهامداران و شرکای تجاری است. به همین دلیل پرواضح است که می تواند ویترینی از رفتار و فرهنگ یک کسب و کار باشد. به همین دلیل است که داشتن مهارت های ارتباطی حرفه ای، تضمین کننده این است که هیچ تماسی بدون سردرگمی به پایان نخواهد رسید.
یک منشی حرفه ای، دانش سازمانی دارد
درک عمیق از عملکرد داخلی شرکت، افراد موجود در آن و روابط متناظر آن ها به یک منشی عالی اجازه می دهد تا بداند در صورت نیاز به کمک به چه کسی مراجعه کند. یک منشی خوب همچنین می داند که چگونه از این دانش و شبکه های داخلی خود برای حفظ روابط دیپلماتیک در سراسر سازمان استفاده نماید. از طرف دیگر یک منشی خوب باید چشم و گوش رئیس باشد، چرا که ممکن است رئیس و مدیر شرکت، در شلوغی کار، بسیاری از موارد مهم را فراموش نماید.
یک منشی خوب، قدرت استقلال دارد
یک مدیر و رئیس در اغلب موارد توسط افراد اطاعت کننده محاصره می شود که این می تواند منجر به دور شدن او از واقعیت ها شود. به همین دلیل یکی از ویژگی های منشی خوب این است که شجاعت لازم را برای نه گفتن و ابراز واقعیت ها را داشته باشد. از سوی دیگر او باید به اندازه کافی مستقل بوده و اعتماد به نفس داشته باشد که بتواند بدون نیاز به گرفتن تائیدیه از رئیش خود، تصمیم گیری های حوزه اختیاراتش را صورت دهد و به طور کاملا مستقل کار کند.
مهارت برنامه ریزی از ویژگی های منشی موفق است
برنامه ریزی جلسات مهم، پروازهای لحظه آخری، فعالیت های تیم سازی تنها چند مورد از کارهای چالش برانگیزی است که یک منشی خوب باید به طور منظم ترتیب دهد. کارفرمایان معمولا وقت برنامه ریزی برای این رویدادها را نخواهند داشت بنابراین منشی هایی که دارای مهارت برنامه ریزی عالی هستند، بسیار مورد توجه قرار می گیرند. زیرا این فعالیت ها، در صورت برنامه ریزی ضعیف، می تواند پیامدهای منفی داشته باشد – هم برای ذینفعان داخلی و هم برای ذینفعان خارجی. درواقه یک منشی خوب می تواند تمامی برنامه ها را روی روال قرار داده و نظم دهد.
یک منشی حرفه ای جزئی نگر است
از دست دادن حتی کوچک ترین جزئیات اغلب می تواند برنامه ریزی شده ترین برنامه یا رویداد را خراب کند. با مشارکت رهبران ارشد در کارهای روزمره مشاغل مربوطه، گاهی اوقات یک اشتباه یا نظارت جزئی می تواند تأثیر زیادی در یک برنامه داشته باشد. به همین دلیل یک منشی خوب باید بسیار دقیق باشد و به جزئیات اهمیت بسیاری دهد. به جرات می توانیم این ویژگی را از مهم ترین ویژگی های منشی خوب بنامیم.
تعهد از مهم ترین ویژگی های منشی موفق است
همان طور که می دانید، منشی یک شرکت چشم و گوش مدیر و کسب و کار است و در جریان امور بسیار مهمی قرار می گیرد. بهترین منشی ها به شدت به رئیس و مدیر خود وفادار هستند و حتی زمانی که مدیر در شرکت حضور ندارد، تمامی برنامه ها را روی روال پیش می برد. متعهد بودن و وفاداری از جمله مهم ترین ویژگی های منشی موفق است که برای مدیران ارشد اهمیت بسیاری دارد.
مهارت کار تیمی، مهارت سازماندهی و مدیریت زمان، مهارت مذاکره، قاطعیت، انعطاف پذیری، تدبیر و توانایی ابتکار عمل از سایر ویژگی های منشی خوب است.
دانلود کتاب منشی گری
منشی گری اصولی دارد که برای موفقیت در آن، بهتر است کتاب منشی گری را مطالعه نمایید. دانلود کتاب منشی گری این فرصت را در اختیار شما قرار می دهد تا با ریزه کاری های این شغل آشنا شوید. روی لینک زیر کلیک کرده تا دانلود کتاب منشی گری برای شما آغاز گردد.
سخن پایانی
بدون تردید، نقش منشی در یک دفتر اهمیت بسیاری دارد و عملا نمی توانیم این سمت را از چارت سازمانی حذف نماییم. آنچه که در بالا خواندید، پاسخی به پرسش ” چگونه منشی خوبی باشیم ” بود و اکنون با مهم ترین ویژگی های منشی موفق آشنا شده اید. آیا تجربه ای از این شغل دارید؟ با ما و خوانندگانمان در میان بگذارید.
عالی